¿Como hacer un presupuesto de promoción, sin poner de tu bolsillo?

8 feb 2018

Una de las tareas más difíciles de los comités de padres de familia, es la “fiesta de promoción” con la determinación del “presupuesto”, que es entendido de manera errónea como un formato estático o una fotografía del momento, y en la medida que se acerca la fiesta surgen una serie de gastos no considerados, que provoca criticas y cuestionamiento a la labor voluntaria del comité.

¿Como hacer un presupuesto de promoción, sin poner de tu bolsillo?
El presupuesto tal y como se conoce es una presunción de lo que costará la fiesta de promoción, y muchas veces cometen la falla de considerar un solo momento para presentarlo a los padres como algo definitivo, cuando no lo es, para una fiesta de promoción es necesario presupuestar 03 momentos, y un 10% de imprevistos. De no tomar en cuenta esta sugerencia puede ocurrir que el comité tenga que subsidiar la fiesta.

Por eso explicamos los tres momentos a considerar en un presupuesto:

1.- Primer presupuesto: (Averiguaciones Marzo - Abril )

  • Cotizar todos los servicios y productos que se necesitarán en la promoción y armar el primer presupuesto (requiere gastos de movilidad, telefonía y sobre todo tiempo que no se acostumbra incorporar en el presupuesto) . Se debe cotizar los siguientes servicios: Local, Bufftet, Decoración, tortas, togas, anuarios, fotografía, filmación, maestro de ceremonia, coreografo, hora loca y otros más.

  • Cotizar una mesa adicional en la fiesta para la directora, la tutora, profesores y padrinos invitados de la promoción y el recuerdo para el colegio.

2.- Fiesta de promoción (antes de fiesta de promoción Mayo a Diciembre)

  • Visita y reuniones con los proveedores de los servicios y productos para la fiesta de promoción (Mucho no lo considera, pero puede incluso tener más de 6 reuniones por proveedor)

  • La fiesta de promoción días antes se requiere presupuesto para una serie de actividades como es el traslado de las tortas, los recuerdos de promoción y las togas.

  • Los ensayos con el maestro de ceremonia y visita al local.

  • Las compras de velas, pines, invitaciones, copias, impresiones, decoración especial, globos, y otros detalles, que pueden conllevar un día entero y un gasto en movilidades.

  • Coreografo para clases de baile, en caso los alumnos no tengan esa formación en el colegio.

3.- Después de la fiesta de promoción (La mayoría de padre no presupuesta esta parte, de Diciembre a Marzo)


  • Recojo de anuarios (en caso hayan pedido fotos de su ceremonia), y coordinar la entrega de los anuarios con los padres.

  • Recojo de la filmación (se requiere dos visitas)

  • Traslado para devolución de las togas.

  • Traslado para cobro a padres morosos (Lo recomendable es que antes de la fiesta no se tenga padres morosos). Un caso que siempre sucede en las promociones, es que muchas veces los comités de padres deben financiar con su dinero, la fiesta del padre moroso que terminado la fiesta, a pesar de todas las promesas no pagan.

  • Costos bancarios (cta de banco)

  • El mejor consejo para el comité de padres, es manejar el presupuesto a través de una cuenta bancaria mancomunada, ya que habido casos en los cuales, han sufrido robo o estafa por el uso de dinero en efectivo.

  • Se debe elaborar una serie de formato como son el presupuesto, el control de los aportes de los padres (con firma), un formato de ingreso y egreso. Asimismo es bueno tener un pequeño flujo de caja que permita planificar el flujo de salida y entradas.