8 feb 2018

La organización de la "fiesta de promoción" es una de las tareas más difíciles que enfrentan los comités de padres de familia. En particular, la determinación del "presupuesto" es una fuente de conflicto y preocupación, ya que a menudo se entiende de manera errónea como una cifra estática que debe cubrir todos los gastos relacionados con el evento. Sin embargo, a medida que se acerca la fecha de la fiesta, surge una serie de gastos no considerados que ponen en riesgo la viabilidad financiera del evento, lo que puede provocar críticas y cuestionamientos a la labor voluntaria del comité.

La falta de planificación y previsión de gastos es una de las principales causas de este problema. Los comités de padres de familia a menudo no tienen en cuenta todos los costos asociados con la fiesta de promoción, incluidos los gastos de última hora como la decoración, el alquiler de equipos de sonido, la contratación de un fotógrafo, entre otros. Además, muchos padres de familia esperan que el evento sea de alta calidad y estén dispuestos a gastar más de lo que se ha presupuesto inicialmente.

Ante esta situación, es necesario que los comités de padres de familia planifiquen con anticipación y tomen en cuenta todos los gastos posibles, incluso aquellos que parezcan insignificantes o de menor importancia. También es importante establecer un presupuesto realista y transparente, de tal manera que los padres de familia puedan contribuir de manera efectiva a la organización del evento.

En resumen, la organización de la "fiesta de promoción" es una tarea que requiere de planificación, previsión y transparencia. Los comités de padres de familia deben estar preparados para hacer frente a los gastos de última hora y establecer un presupuesto realista que refleje los costos reales del evento. De esta manera, se evitarán conflictos necesarios y se garantizará el éxito de la fiesta de promoción.


La tarea de organizar la fiesta de promoción puede ser una de las más difíciles para los comités de padres de familia, especialmente cuando se trata de determinar el presupuesto. Con frecuencia, el presupuesto es visto como un formato estático que no contempla gastos imprevistos, lo que puede generar críticas y cuestionamientos a la labor voluntaria del comité.

Para evitar esta situación, es importante entender que el presupuesto es una presunción de los costos y que se deben contemplar tres momentos distintos para su elaboración. Además, es recomendable incluir un 10% de imprevistos para evitar problemas financieros.

1.- Primer presupuesto: (Averiguaciones Marzo - Abril )

• El primer momento para presuponer es de marzo a abril, durante el cual se deben cotizar todos los servicios y productos necesarios para la promoción. Esto incluye local, buffet, decoración, tortas, togas, anuarios, fotografía, filmación, maestro de ceremonia, coreógrafo, hora loca y otros más. También se debe considerar una mesa adicional para la directora, la tutora, los profesores y los padrinos invitados.

• El segundo momento abarca desde mayo hasta diciembre y comprende visitas y reuniones con los proveedores de los servicios y productos para la fiesta. Además, se deben contemplar actividades como ensayos con el maestro de ceremonia, visita al local y compras de velas, pines, invitaciones, copias, impresiones, decoración especial globos, y otros detalles.
  

• Finalmente, el tercer momento va de diciembre a marzo e incluye el recojo de anuarios y filmaciones, traslado de togas, cobro a padres morosos y costos bancarios. Es importante tener en cuenta que es recomendable manejar el presupuesto a través de una cuenta bancaria mancomunada para evitar problemas de seguridad.


En conclusión, es fundamental que los comités de padres de familia consideren estos tres momentos al momento de presuponer la fiesta de promoción para evitar problemas financieros y asegurar una organización exitosa del evento. Además, se recomienda llevar a cabo un control riguroso de los aportes de los padres y contar con un flujo de caja que permita una planificación adecuada del presupuesto.